Lakhasly

• تنظيم وظيفة التموين

1-مفهومها:

• حتى تؤدي وظيفة التموين دورها بكفاءة عالية لابد من تنظيم إداري جيد لها بالإضافة إلى هيكل تنظيمي في كل وظيفة ومنه في التنظيم هو وسيلة لتحقيق التنسيق والتعاون فيما بين وظائف المؤسسة و بالتالي تحديد مختلف المصالح التي تكون في مجموعها مصلحة للتموين، أما الهيكل التنظيمي لوظيفة التموين تحتل مكانة هامة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة من حيث الصلاحيات و المسؤوليات كلما ازدادت كمية وقيمة المشتريات.

2- أهمية تنظيم وظيفة التموين: إن التنظيم الفعال و المتمثل في مدى تحديده العلاقات التنظيمية لكل فرد في التنظيم يحقق مزايا و عيوب:
*المزايا:

• ضمان تدفق الأداء دون حدوث ازدواج وهذا بالتحديد الواضح المخصصة للأفراد و الإدارات.


• التحديد الواضح للسلطات يؤدي إلى معرفة اليقينية القاطعة لكل فرد في التنظيم ورؤسائه ومرؤوسيه.

2- دراسة وظيفة التموين في المؤسسة، مذكرة التخرج لنيل شهادة الليسانس معهد العلوم الاقتصادية،2003/2004، ص 9

• توفير الوقت للقادة الإداريين و تفرغهم الاهتمام بالسياسات والقرارات الإستراتيجية وهذا نتيجة إمكانية
  تفويض المرؤوسين في اتخاذ القرارات الروتينية.


• إن التحديد الواضح للعلاقات التنظيمية يسمح بتحديد السبل القاطعة للترفيه و مجالات التدريب و التنمية المحتملة للأفراد.


• تحديد تلك السبل و المجالات يساعد على تدعيم روح المعنوية و تنميتها.


• إن تحديد العلاقات التنظيمية يؤدي إلى تعزيز التجانس بين أجزاء التنظيم مما يدعم الأداء الفعال للمنظمة ككل.
  العيوب: - عدم قدرة الأفراد ومضمون الهيكل مما يؤدي إلى انعدام قيمة المبادئ التي تقوم عليها التنظيم .


• التمادي الأكثر من اللازم في التفاصيل التنظيمية مما يؤدي إلى خلق الروتين وهذا بدوره يؤدي إلى إبطاء عملية اتخاذ القرارات.


• عدم التوازن بين المركزية و اللامركزية قد يؤدي إلى التمادي فيهما لما تحققه كل منها من المزايا التي تفيد حركة التنظيم أو تفككها،لذلك يجب الموازنة بينهما.
  3- الاعتبارات الأساسية في تنظيم وظيفة التموين: نتطرق في ظل هذه النقطة إلى مشكلتين تنظيميتين في مجال تنظيم وظيفة التموين هما:
  اولا: تحديد موقع إدارة التموين في التنظيم: نتعرض هنا الى نقطتين هما:

1- درجة المركزية و اللامركزية المرغوب فيها: *المركزية: يعني قيام شخص أو إدارة واحدة بالمؤسسة بمسؤوليات التموين (تركيز كافة القرارات لدى جهة واحدة).
*اللامركزية: توزيع الصلاحيات الخاصة بعملية الشراء بين الإدارات والأفراد( أي كل جهة تقوم بشكل انفرادي بشراء المواد اللازمة).
ومنه نلاحظ أن اللامركزي في التموين على الوحدات الإنتاجية باستطاعتها المساهمة في تقليل المشاكل التي تواجهها المؤسسة في تسليم المواد بالاضافة الى تخفيض تكاليف النقل، وخلاصة القول أن التنظيم الإداري السليم يجب أن يحقق التوازن بين المركزية واللامركزية.
2- تحديد تبعية إدارة التموين في التنظيم: وظيفة التموين كغيرها من الوظائف تتأثر على الوظائف الأخرى وسياساتها في معظمها تابعة اما ادارة الانتاج وادارة المالية،ومنه لإيجاد الحل

لهذه المشكلة نتطرق لمعرفة النماذج الشائعة لتحديد موقع إدارة المشتريات في التنظيم وهي أربعة:
النموذج الاول: تبعية إدارة المشتريات لرئيس مجلس الإدارة . (الشكل 1)
النموذج الثاني: تبعية إدارة المشتريات لنائب رئيس مجلس الإدارة لشؤون العمليات (الشكل 2).
النموذج الثالث: تبعية إدارة المشتريات لنائب مجلس الإدارة لشؤون الصنع (الشكل 3).
النموذج الرابع: تبعية ادارة المشتريات المراقب المالي (الشكل 4).

ثانيا:التنظيم الداخلي وظيفة التموين: يتميز التنظيم التقليدي الداخلي بالبساطة فهو يقوم على مبدأين:

1- تشغيل عدد محدود من الأفراد: ينقسم إلى مجموعتين:
ا ـ مجموعة مندوبي الشراء: يقومون بجميع الأنشطة الشراء الفنية.
ب ـ مجموعة الموظفين الكتابيين: يقومون بجميع الأعمال الكتابية.

2- جعل كل مندوب شراء مسؤول عن مجموعة معينة لتحديد مفرداتها داخل المجموعة وعلى الرغم من شيوع النمط التقليدي إلا أنه ظهر حديثا نمط جديد انتشر استخدامه في الشركة الصناعية وهنا يستخدم مفهوم المصفوفة التنظيمية بحيث يخصص المشروع من مندوبي الشراء لتوفير الاحتياجات اللازمة

إنجاز المشروع وهذا ما يوضحه المخطط (الشكل 5) حيث يوضح التنظيم الداخلي لادارة المشتريات في المؤسسة الصناعية.
3- مرجع سبق ذكره، ص 16

4-مكونات تنظيم وظيفة التموين: إن وظيفة التموين تشتمل على وظيفتين أساسيتين هما وظيفة الشراء
و التخزين وفي هذا الاطار نقوم بدراسة عامة لهاتين الوظيفتين:

1. وظيفة الشراء:

1- مفهومها : تعرف عامة بأنها نشاط الأعمال الموجهة لتأمين حصول منظمة على ما تحتاج اليه من المواد والآلات اللازمة لعملياتها.

2- وظائفها:

• 
  

  تحقيق الحاجة: أي أنها تنطلق من وجود الحاجة المطلوبة مثلا ادارة الانتاج تحتاج الى المواد الاولية للعملية الانتاجية ومنه تقوم بتوفير المواد أي التعرف على ما هو موجود لشراء المطلوب ما لم يتوفر في مخازنها.[ u ]

  
  


• 
  

  تحديد المواصفات المادة: بعد تحقيق الحاجة يجب تحديد المواصفات لتقدير ثمنها

  
  


• 
  

  اختيار المورد: حيث تعتمد أسس اختياره منها الموقع الجغرافي ،الجودة التي يقدمها المورد الأسعار وتتعرف عليها من خلال الخبرة السابقة أو عن طريق الصحف والمجلات التجارية.

  
  


• 
  

  دراسة الأسعار: ترجع الادارة الى معرفتها من خلال الاعتماد على الكتالوجات او المناقصات.

  
  


• 
  

  إرسال امر الشراء: عملية يجب أن تحظى بالاهتمام الشخصي لمدير الشراء وأوامر الشراء تكون مكتوبة لتجنب الاختلافات القانونية.

  
  


• 
  

  متابعة اوامر الشراء: توكل الى الادارة المستخدمة للمادة او قسم التخطيط لضمان وصولها بوقتها وضمان عدم توقف الإنتاج.

  
  


• 
  

  الاستلام والفحص والتفتيش: يوكل امر الاستلام الى ادارة الشراء اما التفتيش الى ادارة الاستلام او الشراء بالنسبة للسلع النمطية وقد يوكل ذلك لقسم الإنتاج مادام قد حدد المواصفات بنفسه.

  
  


• 
  

  التخزين: تمثل ركن هام في وظيفة الشراء وهي امتداد وجزء من عملية الشراء.

  
  


• 
  

  الاحتفاظ بالسجلات: أي سجلات الموردين وذلك في حالة اعادة الشراء أو لغرض الاسترشاد أي المقارنة بين الأسعار وشروط الشراء.

  
  


• 
  

  مراجعة الفواتير: حيث يتم مراجعتها من قسم المحاسبة وقد يطلب من قسم الاستلام تأكيد صحة المواصفات كما لابد من مراجعة الفواتير من قبل ادارة الشراء قبل مراجعتها من قسم المحاسبة.
  3-اهدافها: تتمثل أهدافها الرئيسية في :

  
  


• 
  

  تحقيق استمرارية العمليات أي الحد من حالات التوقف على الإنتاج ومراكز تقديم الخدمة للمستهلكين.

  
  


• 
  

  تذيبه الاستثمار في المخزون المحتفظ به في لدى المشروع وذلك بالمحافظة على التوازن بين المخاطر توقف العمليات والتكلفة المترتبة عن الشراء المقدم.

  
  


• 
  

  المحافظة على المستوى الصحيح لجودة الأجزاء المشتراة.

  
  


• 
  

  تجنب الازدواجية في المشتريات و البضائع.

  
  


• 
  

  التنمية والمحافظة على المركز التنافسي للمشروع وتحسين العلاقات مع مصادر الشراء.

  
  


• 
  

  تنمية العلاقات الودية بين إدارة المشتريات وباقي إدارات المشروع التي تتعامل معها وذلك حتى يمكن خلق منافع من التنسيق الضروري لتحقيق الفعالية.(5)

  
  

2. وظيفة التخزين:
   1-[ u ]مفهومها: لقد عرفت ادارة التخزين على أنها الإدارة التي تتولى بذل الجهود للاحتفاظ بالأصناف والعمل على بقاء تلك الأصناف على حالها لحين طلبها استخدامها.
   4-د.مهدي حسن زويلف،د.علي سليم العلاونة،إدارة الشراء والتخزين،جامعة مؤتة،دار الفكر للطباعة والنشر والتوزيع،عمان 1988،طبعة الأولى،ص 16-17-18-19.

5-دراسة وظيفة التموين في المؤسسة، مرجع سبق ذكره، ص 42.

6-ناصر دادي عدون،اقتصاد المؤسسة،جامعة الجزائر ، دار المحمدية العامة،الجزائر،ص

2)وظائفها:

• توفير النفقات: وذلك بالحفاظ على المخزون من التلف أو الفقدان، وعدم تجميد رأسمال والتخزين الجيد.


• استلام المواد: وتعد مسؤولية الاستلام بداية العمليات المخزنية فهي تستلم المشتريات من الموردين والسلع من مواقع الإنتاج.


• الفحص والتفتيش: تتعلق بضمان جودة المواد وقد تعهد هذه المهمة ادارة مستقلة وتبقى ادارة المخازن على علاقة وثيقة مع دائرة التفتيش و تؤدى هذه المهمة داخل المخازن سواء عند الاستلام أو قبل ارسال المواد للتأكد من عدم تلفها.


• توصيف وتنويع المخزون: وذلك بإعداد دليل يضم توظيفا كاملا للأصناف من المواد المخزونة وقد تقوم ادارة الشراء بالمهمة او تتقاسم المسؤولية معها.


• صرف المخزون: يتم صرفه عند استلام طلبات رسمية من اقسام وادارات المنشأة وتقوم إدارة التخزين بتوصيل الطلبية الى الجهة الطالبة.


• مسك السجلات: ونعني بها مجموعة المستندات والملفات والبيانات ذات العلاقة بالمواد المخزونة


• الحسابات المخزونة: هو انشاء قسم لحساباتها يقوم بتسجيل ومتابعة حركة المخزون وأرصدة أحيانا تقوم إدارة المالية بهذه المهمة.


• الرقابة على المخزون: وهي رقابة على أرصدة المخزون ومدى انسجامها مع حاجات الاستهلاك كما تتضمن الرقابة مراقبة كيفية صدور أوامر الشراء وأوقات إصدارها لضمان وصول المواد في أوقاتها وعدم توقف الإنتاج.


• جرد المواد: ونعني به الجرد الفعلي للمواد مقارنة الأرصدة الفعلية الدفترية.


• المحافظة على المخزون: ذلك بحمايته من التلف والسرقة كما تعني صلاحيته للاستخدام وتتضمن تلك المسؤولية حمايته من المؤثرات الجوية والمناخية المختلفة.

3. انواعها: ونعني بأنواعه التي يمكن أن يضمها المخزن وهي:

المواد الأولية: تساهم في صناعة السلع
الأجزاء المصنفة:جزء من المواد الأولية تخزن لضمان صرفها وحدات إنتاجية كالحديد والنحاس.
الأجزاء المشتراة: أجزاء كاملة يحتفظ بها لتصنيعها او اعادة بيعها كقطع الغيار أو أجزاء مصنعة
المعدات وقطع الغيار: تشمل الماكينات والناقلات والآلات وقطع الغيار
العدة: تشمل الأدوات التي نحتاجها في الإنتاج بالمطارق والمناشير الآلات
المقاييس والموازين: أدوات القياس التي تقاس بها الابعاد والاشكال
المواد تحت التشغيل: هي مواد لازالت تحت التصنيع
الفضلات والمهملات: مخلفات العملية الإنتاجية والزوائد
مواد التغليف: كالورق ومواد الحزم و الصناديق والبراميل
ودائع العملاء: هي مواد العميل التي يودعها لإجراء عمليات صناعية بها

4. اهدافها:

• تساعد على تحقيق التوازن في التدفق الدائم والمنظم المواد الأولية والمعدات الضرورية للاحتياجات ورشات التشغيل


• المحافظة على عناصر المخزون وصيانتها من الضياع والتلف وترتيبها وتنظيمها وفق الاسس العلمية


• تقوم باستلام وتخزين النفايات


• تزويد قطاع الإنتاج بالمواد لضمان استمرارية التغذية


• استقبال وإصدار السلع الجاهزة حسب الطلب


• ضمان تدفق المنتجات إلى مراكز البيع بما يلبي الاحتياجات المطلوبة والمحافظة على سمعتها في السوق.