Lakhasly

الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على أشرف الخلق وسيد المرسلين نبينا محمد وعلى آله وصحبه أجمعين والتابعين ومن تبعهم بإحسان إلى يوم الدين ثم أما بعد. تشهد منظمات القطاع الثالث (المنظمات غير الهادفة للربح) في المملكة العربية السعودية نقلة نوعية نحو الإدارة المؤسسية للأعمال من خلال الاهتمام بالتخطيط ومتابعة وتقييم المشاريع، كما تعتبر إدارة المشاريع أحد أهم الركائز الرئيسية لتحقيق التميز في أداء الجهات المانحة والخيرية، وتعد المرحلة الأولى لبناء دليل تقييم المشاريع هي التجارب الناجحة في المؤسسات المانحة. 1. مؤسسة حمد بن محمد الحصيني الخيرية 2. مؤسسة عبدالله الراجحي الخيرية 4. مؤسسة عبدالعزيز بن عبدالله الجميح الخيرية 5. جمعية النجاة الخيرية بالكويت الملخص الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على أشرف الخلق وسيد المرسلين نبينا محمد وعلى آله وصحبه أجمعين والتابعين ومن تبعهم بإحسان إلى يوم الدين ثم أما بعد. مؤسسة حمد بن محمد الحصيني الخيرية • التعريف العام بالمؤسسة مؤسسة خيرية مانحة تقوم بدعم ورعاية الأعمال الخيرية من خلال المؤسسات الخيرية المرخصة لها والتي تقدم خدمات متمثلة في الخدمات الاجتماعية والدعوية والإغاثية وفق الضوابط الشرعية والالتزام باللوائح المنظمة للعمل داخل المملكة العربية السعودية. وقد تأسست المؤسسة في مدينة الدمام بالمنطقة الشرقية بترخيص وزارة الشؤون الاجتماعية بالرقم (73) وتاريخ 1430/1/28هـ و ترأس مجلس إدارتها المؤسس الشيخ/ حمد بن عبد الرحمن الحصيني رحمه الله، وخلفه في رئاسة المجلس الشيخ / عبدالرحمن بن حمد الحصيني حفظه الله. • العمليات الرئيسية لإدارة المشاريع تركز المؤسسة على العمل في المشاريع على أربع مراحل رئيسية وهي: • المرحلة الأولى الاستقبال والفرز: تركز هذه المرحلة على فهم احتياجات المجتمع وتحديد الأهداف المناسبة للمشروع، ويتم فيها اختيار المشاريع التي تتماشى مع استراتيجية المؤسسة. • المرحلة الثانية دراسة المشاريع: في هذه المرحلة يتم الدراسة الأولية للمشاريع بتطبيق مصفوفة المعايير وكذلك الدراسة النهائية وإعطاء كل مشروع درجة وترشيح المشاريع الأعلى تقييما ثم تنتقل المشاريع إلى قسم الحوكمة والتميز المؤسسي للتأكد من المشاريع التوصية باعتمادها. • المرحلة الثالثة اعتماد المشاريع المرشحة: تتركز هذه المرحلة على اعتماد المشاريع المرشحة من قسم الدراسة وتتم بموافقة المدير التنفيذي وظفت بها للجنة التنفيذية لاعتمادها. • المرحلة الرابعة الشراكة والقبول: تتعلق هذه المرحلة بتوقيع الاتفاقية مع الشركاء المنفذين، حيث يتم وضع خطة واضحة للتنفيذ والتطوير، ويتم التأكد من توافق الأهداف مع الشركاء المعنيين. • المرحلة الخامسة الصرف المالي: تتركز هذه المرحلة على الصرف المالي للمشاريع المعتمدة من اللجنة التنفيذية • في المرحلة السادسة متابعة المشاريع المدعومة: تركز هذه المرحلة على متابعة المشاريع المعتمدة من اللجنة التنفيذية ويتم متابعة تقارير الدورية وصار في الدفعات المستحقة والتأكد من سير المشاريع بشكل سليم. • المرحلة السابعة الاستدامة والإغلاق: تتناول هذه المرحلة تقييم النتائج وتأثير المشروع على الشركاء والمستفيدين، • الأدوات والنماذج

1. التقارير المرحلية للمشاريع المدعومة • حوكمة المشروع يتم دراسة المشاريع حسب الهيكلية المعتمدة في المؤسسة
2. دراسة المشاريع عن طريق إدارة المشاريع حيث يطبق عليها مصفوفة المعايير وترشح للمشاريع الأعلى في درجة التقييم. 2. التأكد من المشاريع عن طريق قسم الحوكمة والتميز المؤسسي. 3. الموافقة على المشاريع المرشحة من قبل المدير التنفيذي. • نماذج التقارير
3. التقارير الدورية للمشاريع التي ترفع من الجهات الخيرية. 2. تقرير مستشار الجودة حيث يقوم مستشار الجودة بالتأكد والتوقيع على المنتجات كل مخرجات من المشاريع واعتمادها. • آلية الإشراف والمتابعة
4. وضع خطة الإشراف والمتابعة ومشاركتها مع الشريك المنفذ مع بداية العمل
5. تكرار متابعة المشروع وتسجيل الملاحظات باستمرار مع مناقشة الشركاء فيها عبر الاتصال المباشر. 3. الزيارة الميدانية للمشروع كلما سنحت الفرصة. 4. متابعة المشاريع عن طريق برنامج الأكسل وعرضها عن طريق إكسيل شيت • آليات تقييم المشاريع يتم قياس المشاريع حسب مؤشرات الخطة الاستراتيجية والتركيز على تحقيق المؤشرات التي بلم تتحقق في السنوات السابقة ويتم التقييم قياس الخطة التنفيذية لكل مشروع التأكد من المخرجات بعرضها على مستشار الجودة وكذلك مستشار الحوكمة • هيكلة العمل داخل إدارة المشاريع تتكون إدارة المشاريع في المؤسسة من مدير المشاريع والشراكات ويتفرع من المدير (مشرف المشاريع – ومشرف الشراكات - منسق المشاريع)
6. منسق المشاريع يقوم بتوزيع المشاريع ومتابعة الملفات والجدولة الزيارات وإعداد محاضر الاجتماعات وتحديث ملفات التقارير (الاكسل) تستخدم المؤسسة البوابة الإلكترونية لدراسة ومتابعة المشاريع مع الجهات المدعومة وكذلك تستخدم الدرايف لمشاركة الملفات مع الجهات المدعومة في حال الحاجة له تستخدم برنامج الاكسل تعرض تقارير المشاريع المدعومة ويوضح في التقرير (المشاريع المغلقة - المشاريع المتأخرة - المشاريع القائمة) ونسبة كل مشروع. مؤسسة سليمان الراجحي الخيرية • التعريف العام بالمؤسسة والإعلامية، وبناء المساجد، وغيرها من أعمال الخير والبر المختلفة في البداية كان العمل الخيري للشيخ يتجه إلى نوع محدّد وهو مساعدة المحتاجين؛ ومع توسع الأعمال وبعد استشارة أهل العلم والدين والرأي والخبرة، قرّر الشيخ إنشاء جهة خاصة لتنفيذ الأعمال الخيرية والدعوية فكانت البداية عام 1403هــ بلجنة خيرية تحوّلت بدأً من عام 1415هــ إلى مكتب للعمل الخيري حتى صدر التصريح الرسمي من وزارة الشؤون الاجتماعية ليتحول المكتب إلى مؤسسة سليمان بن عبد العزيز الراجحي الخيرية. • العمليات الرئيسية لإدارة المشاريع م المعيار المقياس 1 الخبرة في القطاع الثالث 20 2 الخبرة السابقة والمشاريع المشابهة 20 3 حجم فريق العمل وكفاءته 20 4 وجود ووضوح آليات المتابعة والتقويم لدى الجهة 10 5 الجهة تستخدم أفضل الممارسات 20 • الأدوات والنماذج تتابع المؤسسة المشاريع المدعومة بعدة أدوات ونماذج منها: (التقارير الدورية والمرحلية - التقويم المرحلي للمشاريع - تقارير الأداء الفنية - تقارير الأداء المالية - الزيارات الميدانية - التقارير الختامية) • حوكمة المشروع يتكون الهيكل الإداري لإدارة المشاريع في المؤسسة من (مشرف المشروع – مدير المشاريع – لجنة المنح – الإدارة التنفيذية – المجلس التنفيذي) تمر دراسة الطلبات في ثلاث خطوات
7. التأكد من انطباق ضوابط الجهة والمشروع والمنحة على الطلب المقدم. 2. تقييم الجهة وفقا لمعايير تقييم الجهة في كل مسار. مرفق نموذج يبين الأدوار الرئيسية في اعتماد المشاريع ومتابعتها نموذج (1) 1 الباحث • يدرس ويتأكد من الطلب • يقيم الجهة والمشروع • يشرح ويكتب التوصية 3 رئيس القسم • يراجع تقييم الجهة والمشروع ويعدل عليهما ما يراه مناسبا • يعتمد التعديلات المقترحة ويرسلها للجهة • يكتب توصيته 4 مدير الفرع • راجع تقييم الجهة والمشروع يعتمد أو يعدل عليه ما يراه مناسب ويحق له الاعتذار الجهات التي لم يتجاوز تقييمها 70% وكذلك من المشاريع التي تنطبق عليها ضوابط وسياسات المنح والله وابط المسار • يوصي بالرفع مع كتابة ملحوظات على المشروع 5 أمين لجنة الفرع • تجهيز البيان الكشفي • إرسال المشاريع التي ستعرض على لجنة العمل الخيري بالفرع 6 لجنة الفرع • تعتمد أو تعتمد بشرط لا يوجد تأجيل • في حالة الاعتماد بشرط يلزموا فقط الجهة قبل إيداع المبلغ 7 أمين لجنة الفرع • يحيل المعتمدة بها بأكثر من 100, 000 إلى أمين لجنة العمل الخيري في المؤسسة 8 أمين لجنة العمل الخيري بالمؤسسة • تجهيز البيان الكشفي • إرسال المشاريع تعرض على لجنة العمل الخيري بالمؤسسة 9 لجنة العمل الخيري بالمؤسسة • تعتمد أو تعتمد بشرط أو تعتذر( لا يوجد تأجيل) • في حالة الاعتماد بشرط يلزم موافقة النهاية فيه قبل إيداع المبلغ • في حال الاعتذار الإرسال إلى جميع المعنيين بما فيهم الجهة • في حالة الاعتماد أو التعديل يحيل القرارات للفرد لتنفيذها • نماذج التقارير
8. التقرير الشهري للإدارات يتكون من أهم الإنجازات ويرفع للإدارة التنفيذية. 2. التقرير الربعي للمخرجات والمنجزات للمشاريع والإدارات. 3. التقرير الختامي الفني والمالي: تقوم الجهة بإعداد تقرير ختامي مالي وفني عن المشروع يتضمن جميع التفصيلات التي توضح الواقع الفعلي لتنفيذ المشروع مقارنة بالخطة التي تضمنها نموذج تقديم طلب منحة وذلك وفقا للنموذج المعد لذلك ورفع التقرير للمؤسسة. 4. التقرير الإعلامي: تلتزم الجهات المستفيدة لتوفير حد أدنى من التوثيق لمشاريعها بما يضمن تزويد المؤسسة بعدد كاف من المواد الإعلامية التي توثق برامج ومراحل المشروع
9. تقرير توثيق التجربة والدروس المستفادة باستثناء المشاريع الدورية ومشاريع الأثر المعرفي تشترط المؤسسة قيام الجهة المستفيدة من المنح بتوثيق المشروع وتقييد الدروس المستفادة من تنفيذه والتوصيات الخاصة به بهدف الاستفادة من هذه العملية في تحسين وتطوير المشروع مستقبلا وتتم عملية التوثيق بوسائل منها: • التوثيق الإعلامي للمشروع • الملحوظة الميدانية للمستشار وفريق العمل الداخلي بالجهة إن وجد • إعداد تقارير دراسات الحالة ان وجدت • آلية الإشراف والمتابعة
10. تقرير مرحلي لكل مرحلة من مراحل المشروع. 2. متابعة المشاريع بمطابقة الإنجاز الفعلي مع المعتمد في الخطة التنفيذية المعتمدة للمشروع. 3. المتابعة بالزيارات الميدانية للمشاريع. 4. الاتصال المباشر والاجتماعات عن بعد مع الجهات المنفذة • آليات تقييم المشاريع تقوم المؤسسة بتقييم جميع المشاريع التي يتم منحها وذلك بهدف الاستفادة من نتائج التقييم في تطوير عملية المنح وزيادة كفاءة المشاريع، وتستخدم المؤسسة في تقييم المشاريع المصادر الآتية:
11. نتائج الزيارات الميدانية والتقييم المرحلي. 3. التقرير الختامي المالي والفني للمشروع والذي يتضمن جميع التفصيلات التي توضح الواقع الفعلي لتنفيذ المشروع. 4. التقييم الختامي من خلال تعبئة نموذج تقييم المشروع الخاص بكل مسار واستخلاص الدرجة النهائية للتقييم • هيكلة العمل داخل إدارة المشاريع تتكون الهيكلة الإدارة للمشاريع في مشرف المشاريع ثم مدير إدارة المنح. م الدور الإجراء 1 مشرف المسار / مدير الفرع تعبئة نموذج طلب المنحة 2 مشرف المسار 3 مدير إدارة قرار تنفيذ الخدمة 4 مشرف المسار / مدير الفرع إدارة المنحة / إعداد التقرير المرحلي 5 مدير إدارة اعتماد التقرير المرحلي 6 مشرف المسار / مدير الفرع إعداد التقرير الختامي 7 مدير إدارة اعتماد التقرير الختامي • التقنيات المستخدمة نظام مانح: هو نظام الكتروني لإدارة عملية المنح في المؤسسة بطريقة متكاملة بحيث يغطي مراحل المنح الأربع: (التقديم - التقييم والدراسة - إدارة ومتابعة المنحة- تقييم وإغلاق المنحة)، كما يساعد النظام على التواصل الكامل مع الجهات المستفيدة لمتابعة المشاريع خطوة بخطوة، وهو لا يتطلب من مستخدميه أي خبرة تقنية للتعامل معه؛ حيث صمم خصيصا ليلبي احتياجات المؤسسات المانحة والمستفيدة على حد سواء بكل يسر وسهولة. (دليل نظام مانح مؤسسة سليمان الراجحي( نموذج (1) نموذج الأدوار والمسؤوليات المرحلة الفرع لجنة المنح بالفرع الإدارات الفنية لجنة المنح بالمؤسسة المشروع النوعي لجنة الاعتماد الإدارة المالية تحديد الاحتياجات ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ تحديد الأوليات ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ تسجيل الجهات ✓ تقويم الجهات ✓ تحديث بيانات الجهات ✓ ✓ اقتراح المبادرات ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ دراسة المشاريع ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ التوصية باعتماد مشروع ✓ ✓ ✓ ✓ اعتماد المشاريع ✓ ✓ الصرف ✓ ✓ زيارة المشاريع ✓ ✓ ✓ ✓ تقويم المشاريع ✓ ✓ قياس النتائج ✓ ✓ قياس الأثر ✓ ✓ سياسة التعديل على المشروع في أثناء التنفيذ : تتضمن طلبات المنح المقدمة للمؤسسة تحديد تفاصيل المشروع بما في ذلك مواعيد تنفيذ الأنشطة وتفاصيل تكاليفها ، وحيث إن هذه التفاصيل تمثل خطة متوقعة قد يطرأ عليها بعض التغيير أثناء التنفيذ فإن هذه السياسة تنظم هذه العملية بما يضمن إعطاء الجهة المستفيدة المرونة التي تحتاج إليها أثناء مرحلة التنفيذ، وتسمح سياسة التعديل أثناء التنفيذ بإجراء تعديلات على المشروع في جانبين: • المناقلة بين بنود تكاليف النشاطات (البرامج ) وفق ما يأتي
12. المناقلة بما لا يزيد على ١٠% من إجمالي المنح المقدم للمشروع يكون من صلاحيات الجهة دون الرجوع للمؤسسة. 2. المناقلة بما يزيد على ١٠% من إجمالي المنح المقدم للمشروع يكون بموافقة المؤسسة. 3. يجب ألا تشمل المناقلة النقل من بنود النشاطات إلى بنود التكاليف التشغيلية غير المباشرة. 4. يجب إشعار المؤسسة رسمياً بأي تعديلات على بنود التكاليف أو الأنشطة. • التعديل في الخطة الزمنية للمشروع وفق ما يأتي:
13. التعديل في مواعيد أنشطة المشروع يكون من صلاحيات الجهة المستفيدة. 2. التعديل في تاريخ بداية المشروع بما لا يزيد على ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد البدء المشروع عند تقديم طلب المنحة يكون من صلاحيات الجهة المستفيدة. 3. التعديل في تاريخ بداية المشروع بما يزيد على ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد لبدء المشروع عند تقديم طلب المنحة يكون من صلاحيات المؤسسة. 4. يجب ألا يؤدي التعديل إلى تأخر بداية المشروع عن العام الحالي الذي اعتمد فيه المنح. عن التاريخ المحدد عند تقديم طلب المنحة تقوم الجهة بتعديل الخطة الزمنية للمشروع
14. يجب إشعار المؤسسة رسمياً بأي تعديلات على الخطة الزمنية. مؤسسة عبدالله الراجحي الخيرية • التعريف العام بالمؤسسة رسالتها "الإحسان في تنفيذ وصية الواقف -رحمه الله- بالعمل على أساس متين، إحداث أثر تنموي من خلال منح مؤسسي بكفاءة وفاعلية"، وتمنح المؤسسة في المجالات التالية (عطاء الطفل - عطاء الشباب - عطاء الأسرة - طاء السجناء - عطاء المرضى - عطاء المحتاجين - عطاء المساجد). • العمليات الرئيسية لإدارة المشاريع تقوم عملية المنح بالمؤسسة بسلسلة من الخطوات؛ ابتداءً بتوليد الأفكار الابتكارية، ثم دراسة طلبات المنح وتقديم التوصيات حيالها، تنفيذ ومتابعة المشاريع التي تم منحها حسب الاتفاقيات والخطط المعتمدة ومعالجة التحديات، فيما بعد تتم مطابقة مخرجات المشروع مع المتفق عليه، وبعد الإغلاق يتم بناء مؤشرات الأداء وقياس الأثر الاجتماعي من المشاريع، تكون نموذج العمل في إدارة المشاريع لدى المؤسسة من ثلاثة مراحل كما يلي: • إدارة الدراسات (ابتكار المشاريع – دراسة المشاريع – إدارة الشراكات) • إدارة الجودة (بناء مؤشرات – المشروع تقييم المشروع - قياس أثر المشروع) • الأدوات والنماذج نموذج معايير دراسة المبادرات الواردة مرحلة ابتكار المبادرات وتطبيق المعايير المعدة لها معايير تقييم طلبات المنح: تقوم إدارة الدراسات بوضع وزن لكل معيار لتطبيق المعايير على المشاريع للمقدمة عبر البوابة الالكترونية. 2 الجدوى: حاجة الفئة المستفيدة والمنطقة للمشروع وجدوى المشروع المقدم للمستفيدين. 3 الأثر: عمق أثر المشروع على المستفيدين والمجتمع والبيئة وإمكانية قياسه. 5 الشراكات: وجود شراكات للمشروع حكومية، أو مانحة أو استشارية أو تكتل جهات خيرية. 6 الانتشار: أعداد المستفيدين من المشروع وتعدد مواقع التنفيذ. 7 النمو والتوسع: محورية المشروع في القطاع المستهدف وإمكانية استنساخه وبناء مشاريع عليه. 8 المساهمة في رؤية المملكة ۲۰۳0: وضوح أوجه مساهمة المشروع في رؤية المملكة وبرامجها. 10 إدارة المخاطر: تحديد أخطار المشروع وآلية التعامل معها وإمكانية تحملها وإدارتها. 11 كفاءة الشريك: القدرات المؤسسية للجهة وحوكمة عملها وجودة تنفيذها للمشاريع السابقة. • حوكمة المشروع تنقسم مستويات الصلاحيات إلى ثلاثة مستويات تتدرج من الأقل إلى الأكثر تأثيرا في عملية صنع القرار:
15. الإعداد والمراجعة: وهي مرحلة الإعداد ودراسة المخرجات وإبداء الرأي والنصح فيما يتعلق بالموافقة أو الرفض وذلك عبر تحضير وإعداد الدراسات اللزمة لتغطية موضوع القرار من مختلف جوانب وتقديم مخرجات هذه الدراسات كمدخلات المستويات الأخرى
16. التوصية: وهي المرحلة التي يتم من خلالها إعطاء الموافقة أو الرفض فيما يتعلق بالقرار المعني إذ يتم البدء باتخاذ التحضيرات اللازمة لتفعيل القرار فور الموافقة وبانتظار الاعتماد النهائي
17. الاعتماد: والذي يعد بمثابة الموافقة النهائية لعملية تنفيذ فحوى القرار وذلك باعتماد الموافقة التي تم اتخاذها أو ابطال الموافقة • نماذج التقارير
18. تقرير دوري يرفع للإدارة التنفيذية ويحتوي على نتائج المشاريع المعتمدة، ونتائج الزيارات، والوثائق والمخرجات. 2. ملف عرض (داش بورد) يقوم بالعرض المستمر للمبادرات بشكل مباشر. 3. إعداد تقرير بالمشاريع حسب الحاجة للإدارات العليا. • آلية الإشراف والمتابعة
19. الاشراف المباشر ومتابعة المشاريع عن طريق بوابة المنح والبريد الالكتروني، لمتابعة سير المشروع والتحقق من الإنجاز. 2. متابعة خطط المشاريع ورفع تقارير الإنجاز والمخرجات حسب الخطة المعتمدة. 3. تتابع إدارة المشاريع سير المشروع وفق خطة العمل المتفق عليها وترفع تقارير الإنجاز مع كل دفعة مالية. 4. التقييم الدوري عن طريق الزيارات الميدانية (بواقع زيارتين لكل مشروع)
20. التقييم الدوري للمشاريع عن طريق الاجتماع مع الجهات المدعومة. 2. تقييم جودة وأثر المنح تعمل إدارة الجودة على دراسة جودة تنفيذ المشروع والتأكد من التزام الشريك بجودة المخرجات أو الخدمات المنصوص عليها في العقد وتجري عملية التقييم الدورية والختامية ودراسة أثر تلك المشاريع. 3. التعاقد مع مقيمين خارجيين أو جهات تقييم لتقييم المشروع عند الحاجة. 4. تشكيل لجان تقييم داخلية ولا يحب لمشرف المشروع أن يشارك في تقييم المشروع الذي يشرف عليه. 6. قياس رضا الجهات الممنوحة سنويا وقياس رضا المستفيدين النهائيين من المشروع. نموذج تقييم المشاريع لعام 2024 مرفق نموذج تفصيلي (النموذج) المعايير المؤشرات درجة التقييم 1-5 أمثلة الشواهد الوزن الدرجة

الكفاءة استخراج كافة التصاريح النظامية للمشروع تصاريح 4% 0. 0% آلية اختيار المستفيدين نموذج مكتوب 2% 0. 0% اشراك المستفيد في تطوير وتنفيذ المشروع تقرير 2% 0. 0% نشر المشروع والالتزام بسياسات الظهور الإعلامي أخبار و تغطيات 6% 0. 0% نسبة الالتزام في خطة المشروع تقرير الرقابة الشهري 12% 0. 0% توثيق عمل المتطوعين في المشروع شهادة المنصة الوطنية للتطوع 5% 0. 0% تفعيل الشراكات توقيع شراكات 4% 0. تأهيل فريق العمل على إدارة المشروع شهادات دورات 5% 0. 0% إدارة المعرفة وتنظيم ملفات المشروع ومشاركتها سجل 3% 0. 0% قياس رضا المستفيدين والشركاء استبانة 6% 0. وجود سجل فعال للمخاطر و التغييرات و المشكلات سجل متابعة 6% 0. 0% توثيق الدروس المستفادة سجل 6% 0. الفعالية تحقق مخرجات المشروع المستهدفة (منتجات/خدمات) 20% 0. توثيق مساهمة المشروع في رؤية 2030 و أهداف التنمية المستدامة تقرير 6% 0. 0% تفعيل مخرجات المشروع وتتبع نتائجه تقرير العوائد 6% 0. 0% استدامة المشروع نتائج قياس الأثر 7% 0. 3 الموافقة على طلبات المنح اعتماد توصية موافقة إعداد 4 تحديد المبادرات الرئيسية اعتماد موافقة إعداد مراجعة 5 التعاقد مع الشريك اعتماد إعداد مراجعة 6 تعديل الخطة الزمنية للمشروع اعتماد توصية مراجعة 7 تعديل نطاق المشروع اعتماد مراجعة 8 اعتماد المخرجات والاغلاق للمشروع اعتماد توصية مراجعة 9 اعتماد خطة الزيارات اعتماد إعداد إعداد 10 فسخ العقد اعتماد توصية مراجعة 11 بناء خطة المنح اعتماد مراجعة إعداد 12 التقييم النهائي اعتماد إعداد • التقنيات المستخدمة 2. لوحة المعلومات المباشرة عن طريق برنامج (Power BI). مؤسسة عبدالعزيز بن عبدالله الجميح الخيرية • التعريف العام بالمؤسسة مؤسسة أهلية (مانحة) مسجلة في وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية برقم 133، تأسست عام 1439هــ، نسعى إلى تحقيق المنفعة العظمى بتلبية الاحتياجات التنموية للمجتمع من خلال التخصص في منح مبادرات البناء العقلي وتعزيز القيم للأطفال، بالتكامل والشراكة مع القطاعات الثلاثة، ويعتمد أسلوب عملنا الأساسي على الشركاء فلا نباشر عملية التنفيذ؛ أو الجهة الاستشارية المتخصصة، ونتعاون في بناء المبادرة وتحديد مخرجاتها وتنفيذها، رؤيتنا/ أثر تنموي مستدام، رسالتنا/ مؤسسة مانحة تسعى لتنمية المجتمع بالأعظم نفعًا من خلال شراكات استراتيجية ومبادرات نوعية، في بيئة مؤسسية مميزة. • العمليات الرئيسية لإدارة المشاريع تتكون مسارات المنح لدى المؤسسة من ثلاثة مراحل وهي الآتي:

1. منح الاستجابة ويتكون من الأنشطة الرئيسية التالية (الإعلان واستقبال طلبات المنح - الاختيار والترشيح - التعاقد والمنح - الإشراف والمتابعة - التقييم والإغلاق). 2. المنح الاستباقي ويتكون من الأنشطة الرئيسية التالية: (ابتكار الأفكار أو استقبالها - بناء/اعتماد المبادرات النوعية - اختيار وتأهيل المنفذين - التعهد والمنح - تنفيذ المشروع - تقييم وتحسين المشروع). 3. تمكين الكيانات ويتكون من الأنشطة الرئيسية التالية: (استقبال وبحث عن الجهات المستفيدة - التعاقد مع الجهات الاستشارية - التقييم للجهات وإعداد خطط التطوير - بناء الجاهزية والتطوير - التقييم والتحسين).

قدمة:
الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على أشرف الخلق وسيد المرسلين نبينا محمد وعلى آله وصحبه أجمعين والتابعين ومن تبعهم بإحسان إلى يوم الدين ثم أما بعد...
تشهد منظمات القطاع الثالث (المنظمات غير الهادفة للربح) في المملكة العربية السعودية نقلة نوعية نحو الإدارة المؤسسية للأعمال من خلال الاهتمام بالتخطيط ومتابعة وتقييم المشاريع، كما تعتبر إدارة المشاريع أحد أهم الركائز الرئيسية لتحقيق التميز في أداء الجهات المانحة والخيرية، وتعد المرحلة الأولى لبناء دليل تقييم المشاريع هي التجارب الناجحة في المؤسسات المانحة.
الجهات المستهدفة في الدراسة:

1. مؤسسة حمد بن محمد الحصيني الخيرية


2. مؤسسة عبدالله الراجحي الخيرية


3. مؤسسة سليمان الراجحي الخيرية


4. مؤسسة عبدالعزيز بن عبدالله الجميح الخيرية


5. جمعية النجاة الخيرية بالكويت
    
   الملخص
   الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على أشرف الخلق وسيد المرسلين نبينا محمد وعلى آله وصحبه أجمعين والتابعين ومن تبعهم بإحسان إلى يوم الدين ثم أما بعد...
    
   مؤسسة حمد بن محمد الحصيني الخيرية
   • التعريف العام بالمؤسسة
   مؤسسة خيرية مانحة تقوم بدعم ورعاية الأعمال الخيرية من خلال المؤسسات الخيرية المرخصة لها والتي تقدم خدمات متمثلة في الخدمات الاجتماعية والدعوية والإغاثية وفق الضوابط الشرعية والالتزام باللوائح المنظمة للعمل داخل المملكة العربية السعودية. وقد تأسست المؤسسة في مدينة الدمام بالمنطقة الشرقية بترخيص وزارة الشؤون الاجتماعية بالرقم (73) وتاريخ 1430/1/28هـ و ترأس مجلس إدارتها المؤسس الشيخ/ حمد بن عبد الرحمن الحصيني رحمه الله، وخلفه في رئاسة المجلس الشيخ / عبدالرحمن بن حمد الحصيني حفظه الله.
   • العمليات الرئيسية لإدارة المشاريع
   تركز المؤسسة على العمل في المشاريع على أربع مراحل رئيسية وهي:
   • المرحلة الأولى الاستقبال والفرز: تركز هذه المرحلة على فهم احتياجات المجتمع وتحديد الأهداف المناسبة للمشروع، ويتم فيها اختيار المشاريع التي تتماشى مع استراتيجية المؤسسة.
   • المرحلة الثانية دراسة المشاريع: في هذه المرحلة يتم الدراسة الأولية للمشاريع بتطبيق مصفوفة المعايير وكذلك الدراسة النهائية وإعطاء كل مشروع درجة وترشيح المشاريع الأعلى تقييما ثم تنتقل المشاريع إلى قسم الحوكمة والتميز المؤسسي للتأكد من المشاريع التوصية باعتمادها.
   • المرحلة الثالثة اعتماد المشاريع المرشحة: تتركز هذه المرحلة على اعتماد المشاريع المرشحة من قسم الدراسة وتتم بموافقة المدير التنفيذي وظفت بها للجنة التنفيذية لاعتمادها.
   • المرحلة الرابعة الشراكة والقبول: تتعلق هذه المرحلة بتوقيع الاتفاقية مع الشركاء المنفذين، حيث يتم وضع خطة واضحة للتنفيذ والتطوير، ويتم التأكد من توافق الأهداف مع الشركاء المعنيين.
   • المرحلة الخامسة الصرف المالي: تتركز هذه المرحلة على الصرف المالي للمشاريع المعتمدة من اللجنة التنفيذية
   • في المرحلة السادسة متابعة المشاريع المدعومة: تركز هذه المرحلة على متابعة المشاريع المعتمدة من اللجنة التنفيذية ويتم متابعة تقارير الدورية وصار في الدفعات المستحقة والتأكد من سير المشاريع بشكل سليم.
   • المرحلة السابعة الاستدامة والإغلاق: تتناول هذه المرحلة تقييم النتائج وتأثير المشروع على الشركاء والمستفيدين، كما تركز على ضمان استمرارية الأثر الإيجابي للمشروع والحفاظ على الوثائق والمعرفة.
   • الأدوات والنماذج


6. التقارير المرحلية للمشاريع المدعومة


7. تقارير متابعة المشاريع المدعومة بشكل مستمر
   • حوكمة المشروع
   يتم دراسة المشاريع حسب الهيكلية المعتمدة في المؤسسة


8. دراسة المشاريع عن طريق إدارة المشاريع حيث يطبق عليها مصفوفة المعايير وترشح للمشاريع الأعلى في درجة التقييم.


9. التأكد من المشاريع عن طريق قسم الحوكمة والتميز المؤسسي.


10. الموافقة على المشاريع المرشحة من قبل المدير التنفيذي.


11. تعتمد المشاريع من اللجنة التنفيذية.
    • نماذج التقارير


12. التقارير الدورية للمشاريع التي ترفع من الجهات الخيرية.


13. تقرير مستشار الجودة حيث يقوم مستشار الجودة بالتأكد والتوقيع على المنتجات كل مخرجات من المشاريع واعتمادها.


14. تقرير مستشار الحوكمة حيث يقوم مستشار الحوكمة بتأكد من جودة تم تنفيذ المشاريع حسب المتفق عليها في وثيقة الاتفاقية.
    • آلية الإشراف والمتابعة


15. وضع خطة الإشراف والمتابعة ومشاركتها مع الشريك المنفذ مع بداية العمل


16. تكرار متابعة المشروع وتسجيل الملاحظات باستمرار مع مناقشة الشركاء فيها عبر الاتصال المباشر.


17. الزيارة الميدانية للمشروع كلما سنحت الفرصة.


18. متابعة المشاريع عن طريق برنامج الأكسل وعرضها عن طريق إكسيل شيت

• آليات تقييم المشاريع
يتم قياس المشاريع حسب مؤشرات الخطة الاستراتيجية والتركيز على تحقيق المؤشرات التي بلم تتحقق في السنوات السابقة ويتم التقييم قياس الخطة التنفيذية لكل مشروع التأكد من المخرجات بعرضها على مستشار الجودة وكذلك مستشار الحوكمة
• هيكلة العمل داخل إدارة المشاريع
تتكون إدارة المشاريع في المؤسسة من مدير المشاريع والشراكات ويتفرع من المدير (مشرف المشاريع – ومشرف الشراكات - منسق المشاريع)

1. مشرف المشاريع يقوم بمتابعة المشاريع مع الجهات المنفذة بشكل مباشر


2. منسق المشاريع يقوم بتوزيع المشاريع ومتابعة الملفات والجدولة الزيارات وإعداد محاضر الاجتماعات وتحديث ملفات التقارير (الاكسل)
   • التقنيات المستخدمة
   تستخدم المؤسسة البوابة الإلكترونية لدراسة ومتابعة المشاريع مع الجهات المدعومة وكذلك تستخدم الدرايف لمشاركة الملفات مع الجهات المدعومة في حال الحاجة له تستخدم برنامج الاكسل تعرض تقارير المشاريع المدعومة ويوضح في التقرير (المشاريع المغلقة - المشاريع المتأخرة - المشاريع القائمة) ونسبة كل مشروع.
    
   مؤسسة سليمان الراجحي الخيرية
   • التعريف العام بالمؤسسة
   تُعدُّ مؤسسة سليمان بن عبدالعزيز الراجحي الخيرية إحدى المؤسسات المانحة، التي تركز في جهودها على دعم المؤسسات غير الربحية المسجلة في المملكة العربية السعودية في المجالات التعليمية، والاجتماعية، والصحية، والدعوية، والإعلامية، وبناء المساجد، وغيرها من أعمال الخير والبر المختلفة في البداية كان العمل الخيري للشيخ يتجه إلى نوع محدّد وهو مساعدة المحتاجين؛ ومع توسع الأعمال وبعد استشارة أهل العلم والدين والرأي والخبرة، قرّر الشيخ إنشاء جهة خاصة لتنفيذ الأعمال الخيرية والدعوية فكانت البداية عام 1403هــ بلجنة خيرية تحوّلت بدأً من عام 1415هــ إلى مكتب للعمل الخيري حتى صدر التصريح الرسمي من وزارة الشؤون الاجتماعية ليتحول المكتب إلى مؤسسة سليمان بن عبد العزيز الراجحي الخيرية.
   • العمليات الرئيسية لإدارة المشاريع
   تركز المؤسسة على العمل في المشاريع على ست مراحل رئيسية تبدأ بمرحلة التهيئة والإعداد وتنتهي بمرحلة قياس الأثر وهي حسب المراحل التالية: (مرحلة التهيئة والإعداد - مرحلة التقديم - مرحلة إدارة المنحة - مرحلة الدراسة والاعتماد - مرحلة إغلاق المنحة - مرحلة قياس الأثر).
   نموذج تقييم المبادرة: يتم تقييم المبادرة وفق معايير المشروع في المسار الذي تتبع له كما يتم تقييم الجهة المنفذة من خلال المعايير الآتية
   م المعيار المقياس
   1 الخبرة في القطاع الثالث 20
   2 الخبرة السابقة والمشاريع المشابهة 20
   3 حجم فريق العمل وكفاءته 20
   4 وجود ووضوح آليات المتابعة والتقويم لدى الجهة 10
   5 الجهة تستخدم أفضل الممارسات 20
   6 وجود مدير تنفيذي للجهة الوسيط 10

• الأدوات والنماذج
تتابع المؤسسة المشاريع المدعومة بعدة أدوات ونماذج منها: (التقارير الدورية والمرحلية - التقويم المرحلي للمشاريع - تقارير الأداء الفنية - تقارير الأداء المالية - الزيارات الميدانية - التقارير الختامية)
• حوكمة المشروع
يتكون الهيكل الإداري لإدارة المشاريع في المؤسسة من (مشرف المشروع – مدير المشاريع – لجنة المنح – الإدارة التنفيذية – المجلس التنفيذي) تمر دراسة الطلبات في ثلاث خطوات

1. التأكد من انطباق ضوابط الجهة والمشروع والمنحة على الطلب المقدم.


2. تقييم الجهة وفقا لمعايير تقييم الجهة في كل مسار.


3. تقييم المشروع وفقا لمعايير تقييم المشروع في كل مسار.
   عادة ما يتم التواصل مع مقدم الطلب في مرحلة الدراسة لمناقشة التفصيلات وإجراء التعديلات المطلوبة، مرفق نموذج يبين الأدوار الرئيسية في اعتماد المشاريع ومتابعتها نموذج (1)
   نموذج الإجراءات الموحدة
   م المختص الإجراء
   1 الباحث • يدرس ويتأكد من الطلب
   • يقيم الجهة والمشروع
   • يشرح ويكتب التوصية
   2 المحاسب • يراجع الجوانب المالية ويكتب توصيته
   3 رئيس القسم • يراجع تقييم الجهة والمشروع ويعدل عليهما ما يراه مناسبا
   • يعتمد التعديلات المقترحة ويرسلها للجهة
   • يكتب توصيته
   4 مدير الفرع • راجع تقييم الجهة والمشروع يعتمد أو يعدل عليه ما يراه مناسب ويحق له الاعتذار الجهات التي لم يتجاوز تقييمها 70% وكذلك من المشاريع التي تنطبق عليها ضوابط وسياسات المنح والله وابط المسار
   • يوصي بالرفع مع كتابة ملحوظات على المشروع
   5 أمين لجنة الفرع • تجهيز البيان الكشفي
   • إرسال المشاريع التي ستعرض على لجنة العمل الخيري بالفرع
   6 لجنة الفرع • تعتمد أو تعتمد بشرط لا يوجد تأجيل
   • في حالة الاعتماد بشرط يلزموا فقط الجهة قبل إيداع المبلغ
   7 أمين لجنة الفرع • يحيل المعتمدة بها بأكثر من 100,000 إلى أمين لجنة العمل الخيري في المؤسسة
   8 أمين لجنة العمل الخيري بالمؤسسة • تجهيز البيان الكشفي
   • إرسال المشاريع تعرض على لجنة العمل الخيري بالمؤسسة
   9 لجنة العمل الخيري بالمؤسسة • تعتمد أو تعتمد بشرط أو تعتذر( لا يوجد تأجيل)
   • في حالة الاعتماد بشرط يلزم موافقة النهاية فيه قبل إيداع المبلغ
   10 أمين لجنة العمل الخيري بالمؤسسة • تنفيذ قرارات لجنة العمل الخيري بالمؤسسة
   • في حال الاعتذار الإرسال إلى جميع المعنيين بما فيهم الجهة
   • في حالة الاعتماد أو التعديل يحيل القرارات للفرد لتنفيذها
   • نماذج التقارير


4. التقرير الشهري للإدارات يتكون من أهم الإنجازات ويرفع للإدارة التنفيذية.


5. التقرير الربعي للمخرجات والمنجزات للمشاريع والإدارات.


6. التقرير الختامي الفني والمالي: تقوم الجهة بإعداد تقرير ختامي مالي وفني عن المشروع يتضمن جميع التفصيلات التي توضح الواقع الفعلي لتنفيذ المشروع مقارنة بالخطة التي تضمنها نموذج تقديم طلب منحة وذلك وفقا للنموذج المعد لذلك ورفع التقرير للمؤسسة.


7. التقرير الإعلامي: تلتزم الجهات المستفيدة لتوفير حد أدنى من التوثيق لمشاريعها بما يضمن تزويد المؤسسة بعدد كاف من المواد الإعلامية التي توثق برامج ومراحل المشروع


8. تقرير توثيق التجربة والدروس المستفادة باستثناء المشاريع الدورية ومشاريع الأثر المعرفي تشترط المؤسسة قيام الجهة المستفيدة من المنح بتوثيق المشروع وتقييد الدروس المستفادة من تنفيذه والتوصيات الخاصة به بهدف الاستفادة من هذه العملية في تحسين وتطوير المشروع مستقبلا وتتم عملية التوثيق بوسائل منها:
   • توثيق السجلات والملفات الخاصة بالمشروع
   • التوثيق الإعلامي للمشروع
   • الملحوظة الميدانية للمستشار وفريق العمل الداخلي بالجهة إن وجد
   • إعداد تقارير دراسات الحالة ان وجدت
   • آلية الإشراف والمتابعة


9. تقرير مرحلي لكل مرحلة من مراحل المشروع.


10. متابعة المشاريع بمطابقة الإنجاز الفعلي مع المعتمد في الخطة التنفيذية المعتمدة للمشروع.


11. المتابعة بالزيارات الميدانية للمشاريع.


12. الاتصال المباشر والاجتماعات عن بعد مع الجهات المنفذة

• آليات تقييم المشاريع
تقوم المؤسسة بتقييم جميع المشاريع التي يتم منحها وذلك بهدف الاستفادة من نتائج التقييم في تطوير عملية المنح وزيادة كفاءة المشاريع، وتستخدم المؤسسة في تقييم المشاريع المصادر الآتية:

1. نتائج الزيارات الميدانية والتقييم المرحلي.


2. نتائج التقرير الختامي للمشروع الذي أعدته الجهة المستفيدة.


3. التقرير الختامي المالي والفني للمشروع والذي يتضمن جميع التفصيلات التي توضح الواقع الفعلي لتنفيذ المشروع.


4. التقييم الختامي من خلال تعبئة نموذج تقييم المشروع الخاص بكل مسار واستخلاص الدرجة النهائية للتقييم
   • هيكلة العمل داخل إدارة المشاريع
   تتكون الهيكلة الإدارة للمشاريع في مشرف المشاريع ثم مدير إدارة المنح.
   م الدور الإجراء
   1 مشرف المسار / مدير الفرع تعبئة نموذج طلب المنحة
   2 مشرف المسار
   مراجعة نموذج طلب المنحة / رأي تنفيذ المنحة (اعتماد / اعتذار ( / إعداد قيمتها الاقتصادية.
   3 مدير إدارة قرار تنفيذ الخدمة
   4 مشرف المسار / مدير الفرع إدارة المنحة / إعداد التقرير المرحلي
   5 مدير إدارة اعتماد التقرير المرحلي
   6 مشرف المسار / مدير الفرع إعداد التقرير الختامي
   7 مدير إدارة اعتماد التقرير الختامي
   • التقنيات المستخدمة
   نظام مانح: هو نظام الكتروني لإدارة عملية المنح في المؤسسة بطريقة متكاملة بحيث يغطي مراحل المنح الأربع: (التقديم - التقييم والدراسة - إدارة ومتابعة المنحة- تقييم وإغلاق المنحة)، كما يساعد النظام على التواصل الكامل مع الجهات المستفيدة لمتابعة المشاريع خطوة بخطوة، وهو لا يتطلب من مستخدميه أي خبرة تقنية للتعامل معه؛ حيث صمم خصيصا ليلبي احتياجات المؤسسات المانحة والمستفيدة على حد سواء بكل يسر وسهولة. (دليل نظام مانح مؤسسة سليمان الراجحي(
   نموذج (1) نموذج الأدوار والمسؤوليات
   المرحلة الفرع لجنة المنح بالفرع الإدارات الفنية لجنة المنح بالمؤسسة المشروع النوعي لجنة الاعتماد الإدارة المالية
   تحديد الاحتياجات ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
   تحديد الأوليات ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
   تسجيل الجهات ✓
   تقويم الجهات ✓
   تحديث بيانات الجهات ✓ ✓
   اقتراح المبادرات ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
   دراسة المشاريع ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
   التوصية باعتماد مشروع ✓ ✓ ✓ ✓
   اعتماد المشاريع ✓ ✓
   الصرف ✓ ✓
   زيارة المشاريع ✓ ✓ ✓ ✓
   تقويم المشاريع ✓ ✓
   قياس النتائج ✓ ✓
   قياس الأثر ✓ ✓
   سياسة التعديل على المشروع في أثناء التنفيذ :
   تتضمن طلبات المنح المقدمة للمؤسسة تحديد تفاصيل المشروع بما في ذلك مواعيد تنفيذ الأنشطة وتفاصيل تكاليفها ، وحيث إن هذه التفاصيل تمثل خطة متوقعة قد يطرأ عليها بعض التغيير أثناء التنفيذ فإن هذه السياسة تنظم هذه العملية بما يضمن إعطاء الجهة المستفيدة المرونة التي تحتاج إليها أثناء مرحلة التنفيذ، وتسمح سياسة التعديل أثناء التنفيذ بإجراء تعديلات على المشروع في جانبين:
   • المناقلة بين بنود تكاليف النشاطات (البرامج ) وفق ما يأتي


5. المناقلة بما لا يزيد على ١٠% من إجمالي المنح المقدم للمشروع يكون من صلاحيات الجهة دون الرجوع للمؤسسة.


6. المناقلة بما يزيد على ١٠% من إجمالي المنح المقدم للمشروع يكون بموافقة المؤسسة.


7. يجب ألا تشمل المناقلة النقل من بنود النشاطات إلى بنود التكاليف التشغيلية غير المباشرة.


8. يجب إشعار المؤسسة رسمياً بأي تعديلات على بنود التكاليف أو الأنشطة.
   • التعديل في الخطة الزمنية للمشروع وفق ما يأتي:


9. التعديل في مواعيد أنشطة المشروع يكون من صلاحيات الجهة المستفيدة.


10. التعديل في تاريخ بداية المشروع بما لا يزيد على ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد البدء المشروع عند تقديم طلب المنحة يكون من صلاحيات الجهة المستفيدة.


11. التعديل في تاريخ بداية المشروع بما يزيد على ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد لبدء المشروع عند تقديم طلب المنحة يكون من صلاحيات المؤسسة.


12. يجب ألا يؤدي التعديل إلى تأخر بداية المشروع عن العام الحالي الذي اعتمد فيه المنح.


13. في حال تأخر إيداع المنحة. عن التاريخ المحدد عند تقديم طلب المنحة تقوم الجهة بتعديل الخطة الزمنية للمشروع


14. يجب إشعار المؤسسة رسمياً بأي تعديلات على الخطة الزمنية. 
    مؤسسة عبدالله الراجحي الخيرية
    • التعريف العام بالمؤسسة
    مؤسسة أهلية مانحة لكل ما يخدم المجتمع، رسالتها "الإحسان في تنفيذ وصية الواقف -رحمه الله- بالعمل على أساس متين، إحداث أثر تنموي من خلال منح مؤسسي بكفاءة وفاعلية"، وتمنح المؤسسة في المجالات التالية (عطاء الطفل - عطاء الشباب - عطاء الأسرة - طاء السجناء - عطاء المرضى - عطاء المحتاجين - عطاء المساجد).
    • العمليات الرئيسية لإدارة المشاريع
    تقوم عملية المنح بالمؤسسة بسلسلة من الخطوات؛ ابتداءً بتوليد الأفكار الابتكارية، ثم دراسة طلبات المنح وتقديم التوصيات حيالها، تنفيذ ومتابعة المشاريع التي تم منحها حسب الاتفاقيات والخطط المعتمدة ومعالجة التحديات، فيما بعد تتم مطابقة مخرجات المشروع مع المتفق عليه، وبعد الإغلاق يتم بناء مؤشرات الأداء وقياس الأثر الاجتماعي من المشاريع، تكون نموذج العمل في إدارة المشاريع لدى المؤسسة من ثلاثة مراحل كما يلي:
    • إدارة الدراسات (ابتكار المشاريع – دراسة المشاريع – إدارة الشراكات)
    • إدارة المشاريع (الإشراف على المشاريع - إدارة المخاطر – إغلاق المشروع)
    • إدارة الجودة (بناء مؤشرات – المشروع تقييم المشروع - قياس أثر المشروع)
    • الأدوات والنماذج
    نموذج معايير دراسة المبادرات الواردة
    مرحلة ابتكار المبادرات وتطبيق المعايير المعدة لها
    معايير التقييم للمشاريع الواردة
    معايير تقييم طلبات المنح: تقوم إدارة الدراسات بوضع وزن لكل معيار لتطبيق المعايير على المشاريع للمقدمة عبر البوابة الالكترونية.
    م المعيار التفصيل
    1 جودة دراسة المشروع: اكتمال الدراسة ووضوح عناصرها ومناسبة خطة للمشروع التحقيق مستهدفاته.
    2 الجدوى: حاجة الفئة المستفيدة والمنطقة للمشروع وجدوى المشروع المقدم للمستفيدين.
    3 الأثر: عمق أثر المشروع على المستفيدين والمجتمع والبيئة وإمكانية قياسه.
    4 الاستدامة: استدامة نتائج المشروع أو أصوله أو منتجاته وقدرته على الاستدامة المالية.
    5 الشراكات: وجود شراكات للمشروع حكومية، أو مانحة أو استشارية أو تكتل جهات خيرية.
    6 الانتشار: أعداد المستفيدين من المشروع وتعدد مواقع التنفيذ.
    7 النمو والتوسع: محورية المشروع في القطاع المستهدف وإمكانية استنساخه وبناء مشاريع عليه.
    8 المساهمة في رؤية المملكة ۲۰۳0: وضوح أوجه مساهمة المشروع في رؤية المملكة وبرامجها.
    9 الكفاءة المالية: وضوح الموازنة ومناسبة التقديرات المالية ووحدة التكلفة.
    10 إدارة المخاطر: تحديد أخطار المشروع وآلية التعامل معها وإمكانية تحملها وإدارتها.
    11 كفاءة الشريك: القدرات المؤسسية للجهة وحوكمة عملها وجودة تنفيذها للمشاريع السابقة.
    • حوكمة المشروع
    تنقسم مستويات الصلاحيات إلى ثلاثة مستويات تتدرج من الأقل إلى الأكثر تأثيرا في عملية صنع القرار:


15. الإعداد والمراجعة: وهي مرحلة الإعداد ودراسة المخرجات وإبداء الرأي والنصح فيما يتعلق بالموافقة أو الرفض وذلك عبر تحضير وإعداد الدراسات اللزمة لتغطية موضوع القرار من مختلف جوانب وتقديم مخرجات هذه الدراسات كمدخلات المستويات الأخرى


16. التوصية: وهي المرحلة التي يتم من خلالها إعطاء الموافقة أو الرفض فيما يتعلق بالقرار المعني إذ يتم البدء باتخاذ التحضيرات اللازمة لتفعيل القرار فور الموافقة وبانتظار الاعتماد النهائي


17. الاعتماد: والذي يعد بمثابة الموافقة النهائية لعملية تنفيذ فحوى القرار وذلك باعتماد الموافقة التي تم اتخاذها أو ابطال الموافقة
    • نماذج التقارير


18. تقرير دوري يرفع للإدارة التنفيذية ويحتوي على نتائج المشاريع المعتمدة، ونتائج الزيارات، والوثائق والمخرجات.


19. ملف عرض (داش بورد) يقوم بالعرض المستمر للمبادرات بشكل مباشر.


20. إعداد تقرير بالمشاريع حسب الحاجة للإدارات العليا.
    • آلية الإشراف والمتابعة


21. الاشراف المباشر ومتابعة المشاريع عن طريق بوابة المنح والبريد الالكتروني، لمتابعة سير المشروع والتحقق من الإنجاز.


22. متابعة خطط المشاريع ورفع تقارير الإنجاز والمخرجات حسب الخطة المعتمدة.


23. تتابع إدارة المشاريع سير المشروع وفق خطة العمل المتفق عليها وترفع تقارير الإنجاز مع كل دفعة مالية.


24. التقييم الدوري عن طريق الزيارات الميدانية (بواقع زيارتين لكل مشروع)
    • آليات تقييم المشاريع


25. التقييم الدوري للمشاريع عن طريق الاجتماع مع الجهات المدعومة.


26. تقييم جودة وأثر المنح تعمل إدارة الجودة على دراسة جودة تنفيذ المشروع والتأكد من التزام الشريك بجودة المخرجات أو الخدمات المنصوص عليها في العقد وتجري عملية التقييم الدورية والختامية ودراسة أثر تلك المشاريع.


27. التعاقد مع مقيمين خارجيين أو جهات تقييم لتقييم المشروع عند الحاجة.


28. تشكيل لجان تقييم داخلية ولا يحب لمشرف المشروع أن يشارك في تقييم المشروع الذي يشرف عليه.


29. زيارة جميع المشاريع وتقييمها ما لا يقل عن مرة واحدة في السنة ولا يزيد عن مرتين.


30. قياس رضا الجهات الممنوحة سنويا وقياس رضا المستفيدين النهائيين من المشروع.
    نموذج تقييم المشاريع لعام 2024 مرفق نموذج تفصيلي (النموذج)
    المعايير المؤشرات درجة التقييم 1-5 أمثلة الشواهد الوزن الدرجة

الكفاءة استخراج كافة التصاريح النظامية للمشروع تصاريح 4% 0.0%
آلية اختيار المستفيدين نموذج مكتوب 2% 0.0%
اشراك المستفيد في تطوير وتنفيذ المشروع تقرير 2% 0.0%
نشر المشروع والالتزام بسياسات الظهور الإعلامي أخبار و تغطيات 6% 0.0%
نسبة الالتزام في خطة المشروع تقرير الرقابة الشهري 12% 0.0%
توثيق عمل المتطوعين في المشروع شهادة المنصة الوطنية للتطوع 5% 0.0%
تفعيل الشراكات توقيع شراكات 4% 0.0%
تأهيل فريق العمل على إدارة المشروع شهادات دورات 5% 0.0%
إدارة المعرفة وتنظيم ملفات المشروع ومشاركتها سجل 3% 0.0%
قياس رضا المستفيدين والشركاء استبانة 6% 0.0%
وجود سجل فعال للمخاطر و التغييرات و المشكلات سجل متابعة 6% 0.0%
توثيق الدروس المستفادة سجل 6% 0.0%
الفعالية تحقق مخرجات المشروع المستهدفة (منتجات/خدمات) 20% 0.0%
توثيق مساهمة المشروع في رؤية 2030 و أهداف التنمية المستدامة تقرير 6% 0.0%
تفعيل مخرجات المشروع وتتبع نتائجه تقرير العوائد 6% 0.0%
استدامة المشروع نتائج قياس الأثر 7% 0.0%
المجموع 100%
• هيكلة العمل داخل إدارة المشاريع
م الصلاحية مجلس الأمناء الرئيس التنفيذي لجنة المنح الدراسات المشاريع الجودة
1 الإعلان عن استقبال طلبات المنح اعتماد إعداد
2 دراسة طلبات المنح اعتماد موافقة إعداد مراجعة
3 الموافقة على طلبات المنح اعتماد توصية موافقة إعداد
4 تحديد المبادرات الرئيسية اعتماد موافقة إعداد مراجعة
5 التعاقد مع الشريك اعتماد إعداد مراجعة
6 تعديل الخطة الزمنية للمشروع اعتماد توصية مراجعة
7 تعديل نطاق المشروع اعتماد مراجعة
8 اعتماد المخرجات والاغلاق للمشروع اعتماد توصية مراجعة
9 اعتماد خطة الزيارات اعتماد إعداد إعداد
10 فسخ العقد اعتماد توصية مراجعة
11 بناء خطة المنح اعتماد مراجعة إعداد
12 التقييم النهائي اعتماد إعداد

• التقنيات المستخدمة

1. متابعة المشاريع عن طريق داش بورد في برنامج الأكسل ) نموذج المتابعة (النموذج)


2. لوحة المعلومات المباشرة عن طريق برنامج (Power BI).
    
   مؤسسة عبدالعزيز بن عبدالله الجميح الخيرية
   • التعريف العام بالمؤسسة
   مؤسسة عبدالعزيز بن عبدالله الجميح الخيرية؛ مؤسسة أهلية (مانحة) مسجلة في وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية برقم 133، تأسست عام 1439هــ، نسعى إلى تحقيق المنفعة العظمى بتلبية الاحتياجات التنموية للمجتمع من خلال التخصص في منح مبادرات البناء العقلي وتعزيز القيم للأطفال، ومبادرات تعزيز الشخصية السعودية والفاعلية المجتمعية للشباب، بالتكامل والشراكة مع القطاعات الثلاثة، ويعتمد أسلوب عملنا الأساسي على الشركاء فلا نباشر عملية التنفيذ؛ بل نصل إلى الشريك المنفذ القادر، أو الجهة الاستشارية المتخصصة، ونتعاون في بناء المبادرة وتحديد مخرجاتها وتنفيذها، كما نقدم المنح للمشاريع التي تندرج ضمن فئات منح الاستجابة حسب السياسات والمعايير المعتمدة لدينا من خلال البوابة الإلكترونية المخصصة لذلك، إن من واجبنا أن تكون مؤسستنا مبنيّة على أفضل ممارسات العمل المؤسسي لتحقيق قيمنا، رؤيتنا/ أثر تنموي مستدام، رسالتنا/ مؤسسة مانحة تسعى لتنمية المجتمع بالأعظم نفعًا من خلال شراكات استراتيجية ومبادرات نوعية، في بيئة مؤسسية مميزة.
   • العمليات الرئيسية لإدارة المشاريع
   تتكون مسارات المنح لدى المؤسسة من ثلاثة مراحل وهي الآتي:


3. منح الاستجابة ويتكون من الأنشطة الرئيسية التالية (الإعلان واستقبال طلبات المنح - الاختيار والترشيح - التعاقد والمنح - الإشراف والمتابعة - التقييم والإغلاق).


4. المنح الاستباقي ويتكون من الأنشطة الرئيسية التالية: (ابتكار الأفكار أو استقبالها - بناء/اعتماد المبادرات النوعية - اختيار وتأهيل المنفذين - التعهد والمنح - تنفيذ المشروع - تقييم وتحسين المشروع).


5. تمكين الكيانات ويتكون من الأنشطة الرئيسية التالية: (استقبال وبحث عن الجهات المستفيدة - التعاقد مع الجهات الاستشارية - التقييم للجهات وإعداد خطط التطوير - بناء الجاهزية والتطوير - التقييم والتحسين).
   • الأدوات والنماذج


6. نموذج خطة المشروع


7. نموذج التقرير الدوري


8. النموذج المنطقي


9. نموذج بناء المبادرة
   • حوكمة المشروع
   الاجراء يعد يوصي يوافق يعتمد
   التعاقد لتصميم وإنضاج المشاريع التنموية للعقود أقل من الحد المعتمد المشاريع التنموية الإدارة المالية والإدارية الفريق التنفيذي
   التعاقد لتصميم وإنضاج المشاريع التنموية للعقود أكثر من الحد المشاريع التنموية الإدارة المالية والإدارية الفريق التنفيذي اللجنة التنفيذية
   اعتماد المشاريع التنموية أقل من الحد المعتمد المشاريع التنموية الإدارة المالية والإدارية الفريق التنفيذي
   اعتماد المشاريع التنموية اكبر من الحد المعتمد المشاريع التنموية الفريق التنفيذي اللجنة التنفيذية
   اعتماد المشاريع التنموية أكبر من الحد المعتمد المشاريع التنموية الفريق التنفيذي اللجنة التنفيذية مجلس الأمناء
   اعتماد التعاقد لإعادة تنفيذ المشاريع المعتمدة المشاريع التنموية الفريق التنفيذي
   سياسات ومعايير الدعم العامة والأوزان النسبية لمجالات الدعم المشاريع التنموية الفريق التنفيذي اللجنة التنفيذية مجلس الأمناء
   إجراءات وعمليات المنح المشاريع التنموية التطوير والتميز المؤسسي المدير التنفيذي
   اعتماد الشراكات مع المانحين في المشاريع التنموية المشاريع التنموية الإدارة المالية والإدارية المدير التنفيذي
   اختيار الكيانات التي سيتم تطويرها في تمكين الكيانات المشاريع التنموية الفريق التنفيذي اللجنة التنفيذية
   • نماذج التقارير


10. التقرير الشهري للخطة التشغيلية للمبادرات.


11. التقرير النصفي للمشاريع التنموية.


12. التقرير الربعي لمؤشرات الأداء الاستراتيجية.
    • آلية الإشراف والمتابعة


13. الاجتماعات الدورية مع الجهات المنفذة.


14. التحديث الشهري للخطة التنفيذية للمبادرات بالاجتماع مع الجهات المنفذة.


15. الزيارات الميدانية عند الحاجة.
    • آليات تقييم المشاريع


16. تقييم المبادرات عن طريق الاجتماعات الدورية مع الجهات المنفذة لتحديث الخطة المعتمدة لتنفيذ المبادرات.


17. القياس القبلي والبعدي للمبادرات.


18. قياس التعلم المتحصل من المبادرات.
    • هيكلة العمل داخل إدارة المشاريع
    دراسة المشاريع من قبل اخصائي المشاريع التوصية باعتماد المشاريع من مدير المشاريع التنموية – إنضاج المشاريع من لجنة إنضاج المشاريع – الاعتماد من الفريق التنفيذي.
    م المرحلة المسؤول
    1 الإعلان الشراكات والاتصال
    2 التحقق من طلبات تسجيل الجهات واعتماده مسؤول خدمة الشركاء
    3 دراسة العروض مشرفي المنح الاستباقي
    4 لجنة الانضاج لجنة الانضاج
    5 الاعتماد الفريق التنفيذي/اللجنة التنفيذية/مجلس الأمناء
    6 التواصل مشرفي المنح الاستباقي
    7 الاتفاقية والدعم المالي مشرفي المنح الاستباقي
    8 الإشراف والمتابعة مشرفي المنح الاستباقي
    9 الإغلاق مشرفي المنح الاستباقي

• التقنيات المستخدمة
البوابة الالكترونية – برنامج الأكسل لمتابعة الخطط التنفيذية لمبادرات منح الاستباقي